Ufficio amministrativo
Concetto e definizioni
Ufficio amministrativo è il processo di supervisione delle operazioni quotidiane di un ufficio. Il compito di amministrazione è di solito la responsabilità di un amministratore di ufficio o di un manager. A seconda della struttura operativa generale dell'organizzazione e della complessità delle attività associate all'operazione in generale, le responsabilità del gestore o dell'amministratore possono concentrarsi su alcune attività principali o implicare la gestione di un'ampia gamma di funzioni.Uno dei compiti principali associati all'amministrazione dell'ufficio è la gestione dei dipendenti associati all'ufficio. In genere, gli amministratori degli uffici sono responsabili della supervisione del personale dell'ufficio, assicurandosi che ciascun dipendente disponga delle risorse necessarie per svolgere in modo competente i propri compiti assegnati. Gli amministratori fungono anche da strumento per la risoluzione dei problemi, fornendo supporto e assistenza ai dipendenti quando si verificano situazioni insolite durante il completamento di un'attività assegnata. Non è inusuale che gli amministratori siano responsabili della conduzione di valutazioni periodiche dei dipendenti, della raccomandazione di aumenti salariali o della fornitura ai dipendenti di formazione correttiva o incrociata come mezzo per assistere tali dipendenti a migliorare le loro relazioni con il datore di lavoro.
Oltre a gestire e supportare i dipendenti, l'amministrazione degli uffici prevede anche che l'ufficio disponga sempre delle risorse necessarie per rimanere produttivi. Ciò comporta il coordinamento delle riparazioni su qualsiasi apparecchiatura da ufficio che non funziona correttamente, oppure la preparazione e l'inoltro di richieste di nuove attrezzature quando necessario. Gli amministratori di ufficio sono spesso incaricati di gestire l'utilizzo di forniture per ufficio come carta, strumenti per scrivere, nastri per stampanti e altri oggetti che sono costantemente utilizzati in ufficio. L'amministratore dell'ufficio si sforza di mantenere l'ufficio operativo entro il suo budget assegnato in ogni momento e spesso ha qualche input nella pianificazione del budget per i prossimi periodi contabili.
A seconda della portata dell'amministrazione dell'ufficio coinvolto, un datore di lavoro può richiedere che un amministratore possieda almeno una laurea biennale da un istituto di istruzione accreditato, con quella laurea in un campo correlato alla funzione generale dell'azienda. Con ambienti di ufficio che sono più complessi, un amministratore può essere richiesto di avere una laurea di quattro anni in un appropriato corso di studio. Molte aziende preferiscono promuovere dall'interno, il che significa che qualcuno che inizia l'occupazione in una posizione entry level può eventualmente ricevere la formazione necessaria per entrare a far parte dell'amministrazione dell'ufficio. Quando questo è il caso, il datore di lavoro assiste normalmente il dipendente con l'opportunità di promuovere la sua istruzione, sia fornendo assistenza per ottenere una laurea, sia con qualche tipo di programma di mentoring sul posto di lavoro.