Scartoffie
Definizione e concetti
Scartoffie è un termine generale per le diverse forme, fatture, elenchi, curriculum e lavoro che deve essere completato in ogni attività commerciale. Sebbene i computer abbiano eliminato per lo più alcune pratiche burocratiche come i promemoria cartacei, nella maggior parte degli uffici sono ancora necessari moduli e altri documenti. In molti uffici gli stessi documenti possono essere gestiti e elaborati da molte persone prima che vengano archiviati, archiviati o sminuzzati.Molti esperti di efficienza dell'ufficio consigliano che ogni pezzo di carta debba andare dove deve andare immediatamente per essere gestito da quel dipartimento o persona. Dopo aver letto e lavorato con ogni pezzo di carta, può essere archiviato, frantumato, buttato via, riciclato o appeso a una bacheca. I documenti che devono ancora essere completati possono essere conservati in un vassoio a più livelli. I vassoi devono essere etichettati per evitare cumuli di carta nei vassoi.
Il classico modo di etichettare i vassoi oi cestelli in un supporto per documenti multilivello da tavolo è con le parole dentro e fuori . L' in- the- car è per i documenti in entrata che devono essere fatti e il paniere fuori porta i documenti in uscita che è finito. Alcuni impiegati d'ufficio etichettano ancora i vassoi della scrivania in questo modo, mentre altri potrebbero rinunciare del tutto alle etichette. Alcuni lavoratori non utilizzano vassoi a più livelli per documenti cartacei, ma possono utilizzare file sospesi per archiviare documenti in un cassetto della scrivania.
Alcuni lavoratori sembrano mantenere la maggior parte dei loro documenti in pila sulla loro scrivania, ma la maggior parte degli esperti di organizzazione aziendale suggerisce di avere solo il progetto più attuale sul desktop. Altri progetti di scartoffie possono essere memorizzati in vassoi o file per una facile consultazione. Dover cercare tra documenti disorganizzati per trovare qualcosa può ridurre la produttività.
I tipi di lavoro cartacei comuni alla maggior parte delle aziende comprendono moduli, relazioni, documenti legali, brief di progetto, valutazioni dei dipendenti, fax, lettere, rapporti di spedizione, ordini e fatture. Molte aziende utilizzano gli ordini e le fatture dei computer, nonché le e-mail anziché le lettere. Eppure la maggior parte delle aziende stampa copie di questi per altri dipartimenti come il reparto contabilità. Alcuni uffici potrebbero essere praticamente senza carta, ma molti stanno ancora lavorando per arrivare a quel punto. La maggior parte delle aziende oggi ricicla i loro documenti ogni volta che è possibile e le scatole per il riciclaggio della carta sono una vista comune negli uffici di oggi.