Mailstream
Definizione e concetti
Il mailstream è la somma totale di documenti, pacchetti e corrispondenza elettronica che si muove attraverso un'azienda o una casa. Il termine è più frequentemente utilizzato nel mondo aziendale, di solito nel contesto di imparare a gestire il grande flusso di posta che viene fornito con una grande azienda. Diverse aziende sono specializzate nei servizi di posta, offrendo modi per migliorare l'efficienza in ogni fase del processo di mailing. Per le aziende specializzate nel marketing, la creazione di un sistema di mailing semplificato è di vitale importanza.Oltre alla posta stessa, il mailstream comprende i passaggi lungo il percorso. Al suo interno sono inclusi la creazione di documenti, la gestione della posta, l'archiviazione, l'elaborazione e tutte le altre attività correlate al mailstream. Dal momento in cui un documento viene creato fino al momento in cui lascia l'azienda, è incluso nel mailstream. Dall'altra parte dell'equazione, l'istante in cui un pezzo di corrispondenza entra nell'azienda, diventa anche parte del flusso di posta, finché non viene gestito in modo appropriato.
Fatture, pacchi, corrispondenza personale, materiali di marketing e documenti digitali fanno tutti parte del flusso postale. Mentre le persone sono in genere in grado di gestire la propria posta da solo, una società di solito ha bisogno di implementare un sistema. La maggior parte delle aziende invia quotidianamente grandi quantità di materiale, instradando la posta aziendale attraverso una posta centrale. Alcune delle misure adottate per appianare un flusso di posta comprendono l'utilizzo di buste standardizzate, l'ordinamento della posta prima che venga inviato in modo che un'azienda possa ricevere prezzi di spedizione all'ingrosso e utilizzare programmi per gestire la posta. La posta in arrivo viene elaborata e consegnata dagli impiegati della posta.
Nell'ambito della comunicazione elettronica, molte aziende utilizzano servizi di filtraggio e ordinamento ad alta potenza per organizzare la posta prima che raggiunga la destinazione finale. In genere questi programmi filtrano i virus e il materiale indesiderato prima di garantire che la comunicazione digitale raggiunga la persona giusta. Molte aziende sfruttano anche il flusso di posta elettronica digitale per inviare e-mail promozionali ai clienti, poiché il marketing diretto tramite i media digitali è molto meno costoso della posta diretta fisica .
Mantenendo una buona documentazione di un mailstream, un'azienda può offrire migliori servizi ai clienti e ai clienti. La maggior parte delle aziende ha difficoltà a sincronizzare le comunicazioni digitali e fisiche. La corrispondenza digitale ha un tempo di latenza molto più breve di quello fisico. Per i clienti, può essere irritante o sconvolgente se i registri di un'azienda non vengono aggiornati. In un'azienda con un sistema di posta elettronica sincronizzato e organizzato, un rappresentante dell'azienda può consultare un cliente e tracciare tutta la corrispondenza dell'azienda con lui o lei, rendendo le interazioni con i clienti molto più semplici.