Numero dell'ordine d'acquisto
Concetto e definizioni
Un numero dell'ordine d'acquisto (PO) è un codice alfanumerico assegnato a una particolare richiesta di acquisto di qualcosa. Molto spesso, i numeri PO vengono utilizzati internamente dalle aziende per tracciare i propri acquisti. Alcune società, tuttavia, assegneranno i codici a tutte le loro vendite e daranno i numeri PO ai loro clienti in modo che i clienti possano seguire i loro ordini. Questi codici possono essere in qualsiasi formato alfanumerico e molte aziende utilizzeranno lettere o numeri specifici per indicare determinati aspetti dell'ordine, ad esempio ciò che viene venduto, la posizione, l'acquirente e la data.Uso all'interno delle aziende
In molte aziende, un numero di ordine di acquisto viene assegnato dopo che un dipendente o un reparto ha inoltrato una richiesta per l'ordine di determinati beni o servizi. La richiesta di solito viene formalmente inoltrata a un agente di acquisto utilizzando il cosiddetto modulo di richiesta. Se la richiesta viene approvata, viene creato un ordine d'acquisto e viene assegnato un numero d'ordine d'acquisto. A quel punto, l'ordine viene effettuato con un'altra società, che registra spesso il numero dell'ordine d'acquisto dell'acquirente per l'inclusione nei dettagli dell'ordine.Poiché il venditore prepara una lista di spedizione o di imballaggio per andare con l'ordine del cliente, il numero dell'ordine di acquisto è in genere incluso nel dettaglio. Ciò consente all'agente ricevente dell'acquirente di verificare la quantità e il tipo di merce consegnata e di confermare che la spedizione è associata a un ordine debitamente autorizzato. Il numero dell'ordine d'acquisto appare anche sulla fattura e su qualsiasi altra documentazione che il venditore fornisce al cliente. Da questo punto di vista, il numero di PO accelera la pianificazione del pagamento al fornitore e consente il routing delle merci al reparto appropriato.
Il numero PO consente inoltre all'azienda di applicare il costo al budget del dipartimento che ha effettuato l'ordine. Fornisce inoltre il dipartimento contabilità fornitori con la verifica che la spesa è legittima. Il pagamento può essere reso al venditore.
Formato
La costruzione e la lunghezza esatte di un numero d'ordine d'acquisto varieranno da una società all'altra. Molte aziende che operano in più siti useranno i primi caratteri del codice per identificare la posizione che ha inserito l'ordine, ad esempio "CHI" per rappresentare una struttura a Chicago. I pochi personaggi successivi potrebbero identificare il dipartimento specifico che ha inserito l'ordine, come "RD" per rappresentare il dipartimento di ricerca e sviluppo. Pertanto, il numero dell'ordine per un ordine effettuato dal dipartimento di ricerca e sviluppo di un'azienda a Chicago potrebbe iniziare con "CHIRD", seguito da altri caratteri alfanumerici che forniscono ulteriori informazioni sull'ordine.Le aziende di solito strutturano i loro numeri PO in qualsiasi modo funzioni meglio con i loro sistemi di tracciamento interni. Alcuni utilizzano anche trattini o spazi, che possono essere d'aiuto quando è necessario leggere solo determinati caratteri all'interno di un numero PO per uno scopo specifico. In risposta all'ampia varietà di lunghezze e formati che possono essere utilizzati, molti fornitori configurano i campi nei loro database di tracciabilità degli ordini per consentire l'uso di un numero qualsiasi di caratteri, anche di 30 o più, in un numero di ordine di acquisto.