Politica di acquisto
Concetto e definizioni
Una politica di approvvigionamento è semplicemente le regole e i regolamenti che sono istituiti per governare il processo di acquisizione di beni e servizi necessari a un'organizzazione per funzionare in modo efficiente. Il processo esatto cercherà di ridurre al minimo le spese associate all'acquisto di tali beni e servizi utilizzando strategie come l'acquisto di volumi, l'istituzione di un elenco fisso di venditori e l'istituzione di protocolli di riordino che aiutino a mantenere bassi gli inventari senza mettere a repentaglio la funzione del operazione. Sia le piccole e grandi aziende che le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano abitualmente una sorta di politica di approvvigionamento.Non esiste un modo giusto per stabilire una politica di approvvigionamento. Fattori come la dimensione dell'azienda, la disponibilità di fornitori per fornire beni e servizi necessari e il flusso di cassa e il credito dell'azienda influenzeranno spesso l'approccio all'acquisto degli acquisti. È probabile che anche la dimensione della società possa fare la differenza nella formazione della politica di approvvigionamento, in quanto una piccola società potrebbe non essere in grado di controllare gli sconti sull'acquisto di volume che una grande società può gestire con relativa facilità. Allo stesso modo, le circostanze e gli obiettivi finanziari dell'azienda o dell'entità influenzano la selezione dei sistemi di approvvigionamento. Alcuni sistemi sono semplici processi manuali che fanno uso di metodi meno recenti come un sistema di carte a fogli mobili per tracciare gli acquisti, l'emissione di articoli in vari reparti e un conteggio corrente di
inventario che viene utilizzato per pianificare gli acquisti futuri. Oggi i sistemi elettronici consentono di tracciare automaticamente tutte queste funzioni, includendo automaticamente richieste di acquisizione e ordini di acquisto quando i livelli di un dato articolo sono scesi a un certo livello.
L'e-procurement è un modo comune per effettuare e rintracciare ordini oggi. I fornitori stabiliscono connessioni di rete con i clienti che consentono di interlacciare con qualsiasi programma di approvvigionamento utilizzato dal cliente e di effettuare automaticamente ordini, utilizzando Internet per stabilire la connessione. Programmi di questo tipo consentono inoltre di monitorare rapidamente l'evasione degli ordini, le date di consegna e persino di rivedere i contratti di approvvigionamento attualmente in essere.
Se la politica di approvvigionamento coinvolge la creazione di costruzione procedure di acquisto , o regola gli acquisti effettuati da un produttore o un ente di beneficenza, una politica solida andrà a vantaggio dell'organizzazione mantenendo i costi in linea e definendo chiaramente come verranno effettuati gli acquisti. Poiché le esigenze dell'entità cambiano, vi sono buone probabilità che la politica in materia di appalti venga adeguata per soddisfare tali nuove circostanze. Ciò è necessario per garantire che la politica continui a funzionare nel migliore interesse della società o dell'organizzazione senza fini di lucro e mantenere il processo di acquisizione semplice e ordinato.