Procedure di approvvigionamento
Concetto e definizioni
Ogni organizzazione che acquista beni o servizi ha procedure di appalto standard, i metodi che usano per acquisire quelle cose. Queste procedure coprono tutti gli aspetti del ciclo di approvvigionamento , compresa la selezione del fornitore, le negoziazioni contrattuali, l'ordine e il pagamento. Tutte le imprese hanno procedure di approvvigionamento e sono utilizzate per controllare l'attività di spesa, garantire l'approvazione appropriata e ridurre il rischio di pagamenti in eccesso. L'attività di acquisto o di acquisto comprende tutte le attività di spesa, esclusa la busta paga, e spesso rappresenta più del 50% di tutte le spese.La principale forza trainante per lo sviluppo delle procedure di appalto è il controllo di tutte le spese. Le procedure effettive utilizzate possono variare leggermente, ma saranno simili. Un processo di approvazione appropriato di solito comporta una separazione delle attività e il coinvolgimento dei dirigenti per le transazioni che costeranno più di un prezzo specifico. Un'altra procedura di appalto standard consiste nel limitare l'accesso ai moduli di ordine di acquisto e richiedere l'autorizzazione firmata da un responsabile diverso da quello che utilizza le merci. Questa separazione del destinatario della merce e dell'approvazione è concepita per garantire che un membro del personale anziano sia a conoscenza dell'ordine e può confermare che i materiali sono necessari e saranno utilizzati per lo scopo corretto.
Un'altra procedura di appalto comune consiste nel creare un breve elenco di fornitori pre-approvati per prodotti specifici. I fornitori vengono aggiunti all'elenco tramite un processo di offerta condotto su base pianificata. Questo processo è progettato per essere trasparente e per fornire all'impresa un'opportunità per ottenere sconti sul prezzo, per soddisfare gli standard di qualità e per garantire la tempestività della consegna.
I rischi per una società senza procedure di appalto adeguate sono spese eccessive, l'incapacità di ottenere un buon valore e l'acquisto di frodi . Molte persone che non hanno alcuna formazione in materia di contabilità o approvvigionamento si risentono dei passaggi necessari per una richiesta di acquisto. Questi processi, tuttavia, sono progettati per risparmiare tempo e denaro.
Altre procedure di appalto comuni includono l'impostazione di soglie di valore che innescano diverse attività di approvvigionamento. Ad esempio, gli acquisti che costano più di un certo importo potrebbero richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto da parte di due livelli di gestione. Un ordine di acquisto per un prezzo molto più elevato potrebbe richiedere l' emissione di una proposta .
In alcuni casi, alle società potrebbe essere richiesto di difendere i loro contratti di acquisto. Se un venditore che ha partecipato al processo di offerta ritiene che non sia stata fornita un'equa opportunità di competere, è possibile presentare una causa. Il diritto contrattuale è fonte di una grande quantità di attività legale e le aziende con procedure di appalto solide sono nella posizione migliore per difendere le proprie decisioni commerciali.