Sportello
Definizione e concetti
Un front office è una designazione che descrive un'area di un'azienda in cui i clienti e il personale dell'azienda interagiscono. Gli uffici di front office sono generalmente chiamati così perché sono in prima linea o all'ingresso di un'azienda, offrendo ai clienti un facile accesso agli impiegati. Questa parte vitale dell'azienda può servire a molti scopi, a seconda della compagnia, e spesso è il posto migliore per ottenere informazioni relative ai clienti.Gli uffici di fronte possono avere un banco di entrata con un segretario o un impiegato amministrativo. Questa scrivania principale può offrire assistenza ai clienti in arrivo o ai clienti e può indirizzare le domande per correggere il personale. In alternativa, tutto il personale del dipartimento può essere addestrato all'assistenza clienti; Poiché i lavoratori in quest'area aziendale possono avere molte funzioni, la formazione di tutti loro nel servizio clienti significa che qualcuno sarà quasi sempre disponibile ad aiutare un cliente.
Oltre ad essere un punto di contatto per i clienti, quest'area può anche fungere da hub principale di comunicazione per l'intera azienda. Gli impiegati spesso svolgono funzioni di segreteria e possono essere incaricati di prendere messaggi, gestire ordini e inoltrare informazioni a diversi reparti. Molti uffici di assistenza lavorano in collaborazione con i reparti vendite e marketing per creare e distribuire informazioni ai clienti.
A seconda delle dimensioni e della funzione dell'azienda, il front office può fungere da tuttofare. I lavoratori in quest'area possono gestire lo smistamento e la distribuzione giornaliera della posta, fornire servizi di copia e fax ad altri reparti, lavorare direttamente con i clienti ed eseguire compiti di inserimento dati. Un tipico lavoratore in questa posizione avrà una miscela di capacità di servizio al cliente e capacità di ufficio. Capacità organizzative, alfabetizzazione informatica e tipizzazione sono spesso vitali per sopravvivere all'atmosfera frenetica di questa zona.Il front office può anche fungere da casa per le macchine da ufficio. Tra i dispositivi più diffusi in quest'area figurano fotocopiatrici, fax, telefoni multilinea, macchine postali e scalabili per posta e computer da ufficio. Molti esperti suggeriscono che è saggio chiedere assistenza ai lavoratori prima di tentare di utilizzare una di queste macchine; una macchina rotta o bloccata può causare ore di mal di testa e una produzione lenta per un'intera azienda.
Il responsabile di questa area energetica può avere una varietà di titoli diversi, come segretario capo, responsabile ufficio, supervisore ufficio o amministratore. Questa persona è generalmente responsabile della formazione e della gestione degli assistenti e del servizio di capo dipartimento. I gestori del front office hanno in genere eccellenti capacità manageriali e una chiara comprensione dell'azienda e delle sue funzioni.