Scrivi una lettera commerciale
Concetto e definizioni
Quando scrivi una lettera commerciale, devi seguire determinati formati. I formati hanno una certa variazione e, a meno che tu non stia prendendo lezioni in scrittura di lettere, le persone potrebbero non misurare in modo specifico la distanza tra la parte superiore della pagina e i tuoi indirizzi, e tra gli indirizzi elencati e il tuo saluto. L'aspetto più importante quando scrivi una lettera commerciale è di rendere molto chiaro il tuo scopo, perché stai scrivendo la lettera. Tuttavia, dovresti avere familiarità con un formato di base, prima di iniziare a preoccuparti di cosa e come scrivere.Se si utilizza un programma di elaborazione testi, controllare il programma per i modelli di lettera commerciale. Questi possono semplificare il tuo lavoro perché hanno pre-impostato i margini e di solito ti informano esattamente dove posizionare oggetti come gli indirizzi. Se non si dispone di un modello, la lettera può essere formattata in due modi. Il primo è chiamato formato di blocco e il secondo formato indentato. A meno che non sia specificato, puoi utilizzare il formato o qualsiasi delle loro varianti. La grande differenza tra i due formati è che i paragrafi non hanno indentazioni e il testo può essere giustificato in modo che ogni riga abbia la stessa lunghezza. In formato indentato, non tutte le linee avranno esattamente la stessa lunghezza e la prima frase di ogni paragrafo sarà rientrata di cinque spazi.
Esistono piccole varianti per ogni formato, quindi questa spiegazione mirerà a un modo per scrivere rapidamente una lettera commerciale, utilizzando il formato a blocchi, senza giustificare il testo. La lettera commerciale dovrebbe avere i seguenti margini: un pollice (2,54 cm) in alto, in basso, a sinistra ea destra. Controlla il tuo programma di elaborazione testi prima di iniziare e imposta questi margini se necessario. Il carattere dovrebbe essere 12 punti e Times New Roman è la scelta preferita.
Se si sta digitando la carta intestata dell'azienda, non è necessario iniziare la lettera con il proprio indirizzo. Se stai utilizzando carta standard, dovresti iniziare dal margine superiore con il tuo indirizzo. Non è necessario includere il tuo nome con il tuo indirizzo. Inserisci semplicemente il tuo indirizzo e, se lo desideri, il numero di telefono e l' indirizzo email. Aggiungi una data direttamente dopo l'indirizzo. Puoi indentare il tuo indirizzo in modo che corrisponda al margine destro, ma può semplicemente iniziare dal margine sinistro, che è più facile.
Salta una riga e scrivi il nome della persona a cui stai scrivendo, il titolo o la compagnia e il loro indirizzo. Ogni voce come nome, titolo e indirizzo deve essere su una riga separata. Città, stato e codice postale dovrebbero costituire l'ultima riga. Il seguente ordine è necessario per l'indirizzo: società, persona, titolo e indirizzo. Salta un'altra riga e inizia con il tuo saluto. Questo dovrebbe essere formale. Se stai scrivendo alla signora Smith, scriverai Dear Ms. Smith :. Usa i due punti invece di una virgola dopo il saluto.
Spazio in basso su una riga e inizia il paragrafo del primo corpo. Assicurati di dichiarare chiaramente l'intenzione della lettera all'interno di questo primo paragrafo. Utilizza paragrafi aggiuntivi, con uno spazio intermedio, come necessario per espandere il tuo punto o fornire esempi. Dopo aver completato i paragrafi del corpo, salta una riga e scrivi "Cordiali saluti", la tua osservazione finale, quindi salta giù da tre a quattro righe prima di digitare il tuo nome e il titolo se ne hai uno. Prima di spedire la lettera commerciale, non dimenticare di firmare fisicamente il tuo nome con inchiostro nero nello spazio tra la chiusura e il nome digitato.
L'obiettivo quando scrivi una lettera commerciale è di trasmettere efficacemente il tuo punto. Non puoi essere efficace se la tua lettera è piena di errori. Non eseguire solo un controllo ortografico, ma esamina anche il tuo documento per eventuali errori grammaticali, parole comunemente confuse e problemi di punteggiatura . Leggi la lettera ad alta voce per assicurarti di trasmettere chiaramente il tuo punto. Usa un linguaggio semplice, ma evita le contrazioni o qualsiasi gergo. Una lettera commerciale ben scritta che arriva direttamente al punto è molto importante, specialmente se si sta scrivendo da un'altra azienda. La tua capacità di scrivere una lettera commerciale che è facilmente comprensibile e priva di errori riflette sulla professionalità della tua azienda.