Servizio paghe
Definizioni
Generalmente, i dipendenti sono pagati a una tariffa fissa, su base oraria o salariale. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro sono obbligati a pagare la Social Security, il Medicare, il compenso del lavoratore, le tasse statali, federali e spesso locali per ciascun dipendente. Un datore di lavoro deve anche detrarre una parte di queste tasse e altre tasse dallo stipendio dei dipendenti, e tutte queste transazioni devono essere registrate a fini di controllo e fiscali.Un servizio di gestione stipendi è una società che, a pagamento, gestirà tutte queste funzioni in modo indipendente, liberando il tempo del proprietario dell'azienda per questioni più importanti. Una volta stabilito un account, il datore di lavoro fornisce semplicemente il servizio con un elenco di tutti i dipendenti, le ore di lavoro e eventuali scostamenti. Questi dati vengono quindi elaborati e i fondi vengono trasferiti dalla banca del datore di lavoro all'account del servizio paghe. I dipendenti sono pagati tramite assegno standard o deposito diretto. Il datore di lavoro viene quindi fornito con paghe e rapporti fiscali.
Un servizio di gestione stipendi offre spesso anche altri servizi. I datori di lavoro possono consegnare la gestione dell'amministrazione delle prestazioni e dei servizi pensionistici della società. Anche le ferie e il tempo libero possono essere monitorati. Alcuni servizi offrono anche la possibilità di gestire i pagamenti delle tasse del datore di lavoro, gestire i problemi di gestione del tempo e della manodopera, assistere l'adempimento fiscale, gestire le spese e persino assistere preventivamente. Il servizio gestisce inoltre regolarmente i documenti necessari per il deposito diretto degli stipendi dei dipendenti. Le tariffe per i servizi variano a seconda delle dimensioni dell'account e dei tipi di servizi resi. Di norma, è previsto un addebito per persona, più un addebito per assegno emesso.
La prima compagnia di servizi sui salari fu fondata nel 1949 dall'ex senatore del New Jersey Frank Lautenberg e dai fratelli Henry e Joseph Traub. Inizialmente chiamato Automatic Payrolls, la società offriva servizi semplici utilizzando un calcolatore elettromeccanico e una macchina per la contabilità Comptometer. Automatic Payrolls, che in seguito è stato rinominato Automatic Data Processing (ADP), aggiornato con la tecnologia. ADP divenne un pioniere nell'uso della contabilità computerizzata, iniziando con le schede perforate e finendo con la tecnologia più sofisticata del settore.
L'ADP è cresciuta acquisendo piccole società di buste paga e alla fine è diventata pubblica nel 1961. La società ha continuato a crescere ed è riconosciuta come leader nel settore dei servizi di gestione stipendi con oltre 500.000 clienti e uno staff di oltre 40.000 persone. Oggi ADP gestisce non solo i libri paga, ma gestisce anche una varietà di servizi di intermediazione e di vendita.Il successo di ADP è servito come modello di business per il servizio di gestione stipendi e questo concetto continua ad evolversi con miglioramenti tecnologici. Oggi molti servizi si interfacciano con i loro clienti direttamente attraverso Internet. Un cliente può semplicemente inserire i dati del libro paga nel suo portale Web e la transazione viene elaborata immediatamente. Il cliente ha accesso a tutti i libri paga e al personale, e tali informazioni possono essere aggiornate in caso di necessità. È possibile accedere rapidamente ai report, semplificando le attività aziendali delle buste paga ed eliminando gli errori costosi.
La proliferazione del servizio di paghe informatizzato ha portato ad alcuni casi di frode e di furto totale di fondi. Pertanto, è fondamentale fare qualche ricerca per garantire che una determinata azienda sia affidabile e affidabile. Dopo tutto, questa società avrà accesso ai documenti più riservati di un'azienda, compreso il suo conto bancario. Inoltre, se un servizio non riesce a effettuare i pagamenti delle tasse nei tempi previsti, la società sarà ritenuta responsabile e multata di conseguenza. Poiché questi casi sono generalmente rari, i vantaggi dell'utilizzo di un servizio di gestione stipendi superano tutti i rischi.