Competenze amministrative
Definizioni
Per stare al passo con un ambiente di lavoro in continua evoluzione, i professionisti amministrativi hanno una vasta gamma di responsabilità. Questi professionisti dell'ufficio possono specializzarsi in un certo numero di settori, dalle professioni legali, mediche e dell'istruzione a campi governativi o tecnologici. Le capacità amministrative variano a seconda dei diversi settori e delle diverse aree geografiche.Anche se non è sempre richiesto, molti professionisti amministrativi sono certificati o in possesso di una laurea in economia aziendale, amministrazione, tecnologia dei sistemi aziendali o programmi correlati. Tutte queste posizioni richiedono generalmente almeno un diploma di scuola superiore al momento dell'ingresso. Inoltre, è spesso utile avere esperienza o istruzione in un campo particolare. Ad esempio, chi lavora in un contesto legale potrebbe trovare utile avere competenze amministrative relative agli studi paralegali.
I professionisti dell'ufficio nei settori tecnologici potrebbero trovare utile possedere competenze matematiche, scientifiche o informatiche aggiuntive. La maggior parte dei lavori governativi richiederà generalmente anche il completamento di un esame di servizio civile. La formazione continua, i workshop e le organizzazioni professionali sono altri modi eccellenti per acquisire ulteriori conoscenze e capacità amministrative.
Sebbene i loro compiti possano variare da campo a campo e da luogo a luogo, la maggior parte dei professionisti dell'ufficio condividerà comunque un simile insieme di abilità. Uno di questi include avere forti capacità organizzative. I professionisti amministrativi devono avere la capacità di multitasking e utilizzare le capacità di gestione del tempo. I lavoratori amministrativi sono noti per destreggiarsi tra numerose attività e clienti oltre a rispettare le scadenze. Questi professionisti devono non solo fornire procedure generali di ufficio ma anche personale di supporto; eseguire la pianificazione; gestire gli acquisti; addestrare gli altri; e interagire con clienti, venditori e pubblico in generale.
Inoltre, le capacità amministrative degli impiegati devono includere comunicazioni eccezionali, sia scritte che orali. Non solo sono responsabili della gestione rapida ed efficiente di tutte le chiamate, ma devono anche controllare regolarmente la posta vocale e i messaggi e-mail, inoltrandoli alle parti appropriate. Anche le capacità di scrittura, ricerca e grammatica sono importanti per la corretta gestione della corrispondenza scritta dentro e fuori l'ufficio. I professionisti amministrativi sono essenzialmente l'ancora di salvezza dell'ufficio.
Avendo conoscenza delle linee guida di base sull'etichetta aziendale e praticando la discrezione con contenuti e materiali sensibili sono necessarie ulteriori capacità amministrative all'interno di un ufficio. Un altro aspetto vitale del lavoro include le competenze tecnologiche. I professionisti degli uffici devono possedere una forte conoscenza del computer e della tastiera. Devono inoltre essere informati dei cambiamenti tecnologici in vari sistemi software come l'elaborazione di testi, fogli di calcolo e database e mantenere adeguate competenze Internet. Anche la gestione dei documenti è essenziale.Il mantenimento delle registrazioni include procedure di archiviazione che comportano l'archiviazione sia manuale che elettronica. Nel bel mezzo di tutto questo, i lavoratori amministrativi sono spesso tenuti a mantenere scartoffie e forniture, nonché a distribuire posta e pacchi. Inoltre, le apparecchiature all'interno dell'ufficio, come fax, fotocopiatrici e stampanti, devono essere controllate e mantenute per tutto il giorno. Le competenze amministrative richiedono istruzione e formazione permanenti per stare al passo con le tecnologie in evoluzione e le richieste a livello mondiale.