Sistema di approvvigionamento
Definizioni
Un sistema di approvvigionamento è in genere un sistema computerizzato progettato per gestire il processo di approvvigionamento. Approvvigionamento è un termine utilizzato per descrivere l'attività di acquisto per un'azienda o un'organizzazione. Esistono due tipi principali di sistemi di approvvigionamento: approvvigionamento elettronico e approvvigionamento standard. Entrambi i tipi di sistemi sono ampiamente disponibili e sono spesso inclusi in un software ERP (Enterprise Resource Planning) o di contabilità.Sebbene la funzionalità fornita varia a seconda del software, uno strumento di approvvigionamento tipico include richieste di acquisto, ordini di acquisto, ricevute merci e elaborazione fatture. Oltre a questi requisiti fondamentali, la maggior parte dei sistemi include una serie di strumenti di reporting. I processi di approvazione, i controlli e gli strumenti di gestione dei fondi incorporati sono solitamente standard nei prodotti più grandi.
Il concetto principale di approvvigionamento è che la pianificazione avanzata, la pianificazione e l'acquisto di gruppo comporteranno risparmi sui costi, operazioni commerciali più efficienti e quindi maggiore redditività. Un sistema di approvvigionamento viene utilizzato per gestire questo processo, fornendo tempi di consegna per le fatture, monitoraggio della spesa totale per tipo di merce, così come gli impegni finanziari e la gestione del flusso di cassa. L'implementazione completa di un sistema di approvvigionamento di solito porta a cambiamenti significativi del processo aziendale esistente, dal momento che il sistema richiederà determinati controlli e procedure interne.
Un sistema di approvvigionamento elettronico è anche noto come e-procurement. Questo termine viene utilizzato per descrivere il software che consente agli acquirenti di accedere ai cataloghi dei fornitori tramite Internet, nonché di accettare fatture elettroniche. Gli acquirenti selezionano i loro materiali, indicano i conti da addebitare per l'acquisto e creano un ordine di acquisto nel sistema contabile. Tutte le attività relative all'approvvigionamento sono completate nel sistema elettronico, riducendo i documenti e aumentando l'efficienza.L'elaborazione elettronica delle fatture consente alle aziende selezionate di semplificare ulteriormente la revisione e l'approvazione della fattura. I dati vengono quindi instradati attraverso una serie di approvazioni online prima di essere elaborati per il pagamento nel sistema di contabilità. Questo tipo di sistema di procurement è molto popolare nelle grandi aziende, dove sono in essere contratti di approvvigionamento per gestire l'attività di spesa. Per queste aziende, la riduzione del tempo del personale per l'elaborazione delle fatture offre un eccellente ritorno sull'investimento.
Un sistema di approvvigionamento standard è completamente integrato con il pacchetto software di contabilità utilizzato dall'organizzazione. Tutte le attività di acquisto sono monitorate e gestite tramite questo modulo, consentendo all'azienda di controllare la spesa e tracciare le opportunità per un maggiore risparmio. Rapporti, analisi e controlli interni sono tutti incorporati in questo tipo di software e sono progettati attorno alle migliori pratiche. L'implementazione di un sistema di approvvigionamento è uno dei modi più semplici per migliorare l'efficienza operativa.