Riunione dei verbali
Definizioni
I verbali delle riunioni sono un resoconto di un incontro ufficiale, di solito di un consiglio di amministrazione di una società o di un'entità governativa. Tuttavia, molti gruppi di volontari tengono anche i verbali delle riunioni per fare un resoconto storico di tutti i record, le decisioni e le bollette approvate. I verbali vengono normalmente presi da un individuo e successivamente approvati alla prossima riunione del consiglio, una volta che tutti i membri del consiglio hanno avuto la possibilità di rivedere e apportare eventuali correzioni.La maggior parte delle volte, i verbali delle riunioni sono un resoconto molto tecnico e fattuale di ciò che è avvenuto durante la riunione. L'approvazione dei minuti viene solitamente eseguita con una discussione molto piccola o nulla. Tuttavia, in alcuni casi, ad esempio in caso di un problema altamente controverso o di un errore, può esserci una notevole quantità di discussioni. Di solito, la stragrande maggioranza dei membri concorda su cosa dovrebbero dire i minuti. Non diventano una parte ufficiale del record fino a quando non vengono approvati dal consiglio.
Il formato per i verbali delle riunioni può variare da un'organizzazione all'altra, ma in genere è molto semplice. Inizia con l'elencazione della riunione del corpo, dà la data e l'ora della riunione, i membri presenti, e offre una breve revisione di ogni punto all'ordine del giorno e una registrazione del voto, se del caso, per ogni voce. Noterà anche il tempo di aggiornamento e di solito elenca la data e l'ora della prossima riunione. I verbali delle riunioni vengono presi da una persona designata come segretaria. A seconda della situazione, questo può o non può essere un membro del consiglio di amministrazione. Se non è un membro del consiglio, l'intero lavoro del segretario sarà quello di prendere appunti. Se si tratta di un membro del consiglio di amministrazione, il lavoro è un po 'più difficile in quanto è previsto che partecipino alla discussione e ai voti oltre a prendere appunti. Generalmente, per un ente governativo o una società il segretario non sarà un membro del consiglio di amministrazione. Per le organizzazioni di volontari, il segretario di solito è nel consiglio di amministrazione e considera un funzionario del consiglio di amministrazione.I verbali possono differire rispetto ad altri account di una riunione, come quelli trovati su un giornale, in quel minuto sono di natura molto cronologica. Ogni elemento nei minuti viene riportato nella sequenza in cui si è verificato. Se un incontro è coperto da un giornale, il giornalista inizierà generalmente a scrivere sul problema che è ritenuto più interessante. Altre questioni possono essere o non essere coperte, a seconda della loro importanza relativa. Va notato che ogni tipo di account, i verbali della riunione e l'articolo di giornale, è corretto per il suo stile particolare.