Approvvigionamento di progetti
Definizioni
L'approvvigionamento del progetto comporta un processo sistematico di identificazione e acquisizione, attraverso l'acquisto o l'acquisizione, di servizi di progetto, beni o risultati di fornitori esterni che svolgeranno il lavoro. Di solito è una funzione del project manager; tuttavia, alcune organizzazioni scelgono di selezionare una persona diversa dal responsabile del progetto per gestire tali compiti. Ci sono sei processi ampiamente riconosciuti dal settore della gestione dei progetti come parte integrante della gestione degli appalti di progetto.Il primo di questi processi sta pianificando acquisti e acquisizioni. In questo passaggio, vengono identificati i bisogni che richiedono l'esternalizzazione. Le fonti per ottenere i beni, i servizi oi risultati richiesti sono differenziati attraverso un'analisi di mercato. Nella pianificazione degli appalti, gli obiettivi del progetto vengono rivisti per garantire che l'acquisizione non si allontani dagli obiettivi dichiarati. Il completamento di questa fase include l'identificazione delle risorse necessarie per l'acquisizione, la determinazione del tipo di contratto necessario per garantire l'acquisizione e la preparazione di un piano di gestione degli approvvigionamenti.
La pianificazione del contratto, la richiesta di risposte del venditore e la selezione del venditore sono i prossimi tre processi che potrebbero essere completati. Nella pianificazione del contratto, è necessario descrivere in dettaglio i prodotti o servizi richiesti. Le richieste di proposte e le offerte devono essere documentate per evitare problemi.
Quando si richiedono risposte e proposte del venditore, i fornitori specifici vengono identificati e inseriti in un elenco di venditori qualificati. I fornitori selezionati sono considerati qualificati in base alla loro capacità di fornire i beni o i servizi considerando i vincoli del progetto, il loro interesse a fornire i beni o i servizi e la ragionevolezza delle loro offerte. Una volta che i potenziali venditori sono stati messi a parte, le proposte dei venditori selezionati vengono valutate al fine di determinare il miglior venditore per la consegna dei beni o dei servizi. Dopo che i venditori sono stati scelti, i contratti sono negoziati.
L'amministrazione dei contratti è fondamentale per i compiti di approvvigionamento dei progetti. Delineare chiaramente gli obblighi, le responsabilità e gli obiettivi di prestazione è essenziale per completare questo passaggio. L'esecuzione soddisfacente del contratto prevede il monitoraggio dell'esecuzione degli obiettivi dichiarati. A volte, il responsabile degli acquisti di progetto potrebbe dover correggere i processi per ottenere i risultati desiderati. Le modifiche del contratto devono essere controllate e documentate per evitare richieste legali non necessarie. Una volta che il contratto è completo, il passo finale è chiudere il contratto. Il contratto viene controllato per accertarsi che tutti i termini del contratto siano stati soddisfatti. La chiusura del contratto prevede la valutazione delle prestazioni del venditore e la documentazione di qualsiasi lezione appresa nell'esecuzione del contratto.
L'acquisizione di progetti non è una scienza esatta. Sebbene questo processo sia generalmente accettato all'interno del settore, l'esecuzione effettiva potrebbe differire tra le organizzazioni. Sono disponibili molti corsi che insegnano le strategie utilizzate dai responsabili degli appalti di progetto. I college comunitari e i dipartimenti di istruzione estesa delle università offrono spesso lezioni su questo argomento.