Rapporto di eccezione
Definizioni
Un rapporto di eccezione è un tipo di rapporto di riepilogo che identifica eventuali eventi che non rientrano nell'ambito di ciò che è considerato un intervallo normale. Rapporti di questo tipo vengono utilizzati in una serie di impostazioni, tra cui il processo di riconciliazione delle scorte, l'indagine sulla gestione dei progetti e persino le valutazioni dei dipendenti. L'obiettivo del report è identificare eventuali fattori che non sono considerati entro i parametri accettabili, rendendo possibile intraprendere azioni che aiutano a minimizzare o eliminare le eccezioni e aumentare l'efficienza complessiva.Per quanto riguarda la riconciliazione delle scorte, il rapporto delle eccezioni è spesso essenziale per identificare le differenze tra un inventario fisico e l'inventario presentato nei database di inventario. Nel tempo, gli errori possono insinuarsi praticamente in qualsiasi tipo di inventario, rendendo necessario apportare modifiche che riflettono la quantità effettiva di merci disponibili. In questo modo non solo è più semplice regolare l'ordine di nuovi articoli in modo da tenere a portata di mano una quantità sufficiente di materiali di consumo, ma è anche possibile mantenere l'inventario accurato per la valutazione delle imposte.
Ad esempio, molti stabilimenti di produzione mantengono quello che è noto come un negozio aziendale responsabile dell'emissione di parti e altri componenti necessari al funzionamento del macchinario sul pavimento dell'impianto. I gestori di questo negozio gestiscono in genere ciò che è noto come numero di cicli, inventando fisicamente tutto, dalla vite più piccola ai componenti del motore ad alto costo che vengono utilizzati per mantenere e riparare le apparecchiature di produzione. Quando viene rilevato che il numero di unità visualizzate nel database di inventario non corrisponde a questo conteggio fisico, viene creata una voce in un rapporto di eccezione. Ciò consente di tornare indietro e determinare se una spedizione ricevuta di quella parte non è stata aggiunta al database o se alcuni esborsi dall'inventario fisico non sono stati registrati correttamente. In alcuni casi, il report delle eccezioni può anche mettere in luce il furto delle forniture,
Oltre a contribuire a riconciliare diversi tipi di inventario, un rapporto sulle eccezioni può anche essere utile nel compito di gestione del progetto. In questo scenario, il report mette in evidenza le attività in sospeso ancora in sospeso, anche se la data di completamento prevista per quell'attività è stata superata. Notando l'eccezione, è possibile rinnovare la pianificazione delle attività per il progetto per compensare la discrepanza e riportare il progetto in carreggiata.Anche nel campo delle valutazioni dei dipendenti, può essere utile un rapporto sulle eccezioni. Qui, l'idea è di identificare eventuali eventi relativi al dipendente che non rientrano nell'ambito delle aspettative di base associate alla posizione lavorativa. Le eccezioni possono riguardare guasti alle prestazioni o prestazioni che vanno al di là della normale posizione lavorativa. Ad esempio, il dettaglio del report delle eccezioni potrebbe indicare che il dipendente ha bisogno di ulteriore formazione in determinate aree, o identificare le situazioni in cui il dipendente è stato in grado di assumere mansioni extra mentre un collega era malato, aiutando in modo efficace le operazioni commerciali per continuare con poco nessun cambiamento nella produttività. A seconda della natura dei problemi documentati nel rapporto delle eccezioni, il dipendente può essere raccomandato per l'addestramento correttivo,