Sintesi
Definizioni
I riepiloghi esecutivi sono brevi panoramiche di documenti più dettagliati utilizzati nel mondo degli affari. Un sommario esecutivo può essere preparato per fornire una breve sinossi di un rapporto finanziario trimestrale, una proposta o una relazione sui progressi relativi a un progetto imminente. La funzione principale di questo tipo di documento è di rendere possibile rivedere rapidamente i fatti o punti più importanti relativi al documento più grande senza dover leggere una quantità significativa di dati.Mentre ci sono alcune somiglianze tra il sommario esecutivo e un riassunto o una struttura, la funzione di ciascuno di questi documenti è molto diversa. Uno schema è normalmente un precursore della proposta più ampia o documento informativo e serve come linea guida per la creazione di quel documento più grande. L'abstract, come il sommario, è un documento preparato dopo il completamento del documento più grande, ma in genere è più breve e non del tutto dettagliato come il sommario. Inoltre, l'abstract può includere un linguaggio tecnico che è normalmente escluso dal riassunto.
Un sommario esecutivo ben fatto è in genere ovunque da tre a dodici pagine di lunghezza e comprende diverse sezioni importanti. Questo tipo di rapporto esecutivo di solito contiene una breve introduzione al motivo del progetto o un rapporto più ampio, fornisce dati di base essenziali sul progetto e passa quindi a fornire brevi riepiloghi dell'analisi associata al progetto. Come elemento finale, la sintesi presenterà le conclusioni raggiunte nel documento più ampio e suggerirà possibili linee di azione basate su tali conclusioni.
Poiché alcuni progetti possono coinvolgere più di una relazione, è possibile utilizzare un singolo riepilogo esecutivo per coprire i punti chiave trovati in tutti i documenti e le ricerche associati. Questo può essere molto vantaggioso, dal momento che un sommario adeguatamente preparato includerà informazioni sufficienti per consentire ai responsabili delle decisioni di determinare cosa dovrebbe accadere successivamente al progetto. In generale, questo sommario viene presentato con i documenti giustificativi in mano, creando un vero portafoglio esecutivo che affronta completamente il progetto o la proposta. Questa creazione di una proposta esecutiva completamente dettagliata che utilizza il sommario come documento di copertina consente al decisore di esplorare un particolare punto in modo più dettagliato se desidera farlo.Anche se spesso considerato uno strumento nella grande impresa, il concetto di un sommario esecutivo può essere impiegato in qualsiasi organizzazione che intraprenda un progetto di qualsiasi tipo. Le piccole imprese che progettano una strategia di marketing possono utilizzare questo modello di documento. Le organizzazioni senza scopo di lucro possono anche scoprire che la preparazione di questo tipo di sommario è molto utile quando si affrontano problemi con un consiglio di amministrazione di qualche tipo.